Tietosuojaseloste 

Sovellettava lainsäädäntö:

• Suomen tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus GDPR (2016/679), voimassa 25.5.2018 lähtien

Laatimispäivä 1.10.2024

1 REKISTERIN NIMI

Rekrytointialusta Teamtailor

2 REKISTERIN PITÄJÄ

SC Software Oy

Y-tunnus 2594657-2

Kauppakatu 35, 40100 Jyväskylä

3 YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Seija Väätäinen

Puhelin +358 50 354 9071

seija.vaatainen@scsoftware.fi

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

SC Software Oy käyttää Teamtailoria henkilöstön rekrytoinnin apuvälineenä sekä työnantajamielikuvan hallinnoissa.

Tietojenkäsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme, jotta voimme rekrytoida päteviä osaajia avoinna oleviin tehtäviin. Meillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja tätä tarkoitusta varten ja käsittely on tarpeen tämän tarkoituksen saavuttamiseksi.

Tietyissä olosuhteissa henkilötietojasi käsitellään vain, jos annat suostumuksesi käsittelyyn. Näin on esimerkiksi silloin, kun ehdotamme haastattelun tallentamista. Lisätietoja oikeudestasi peruuttaa suostumuksesi on kappaleessa 12.6.

5 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötietoja Teamtailorissa seuraavaksi määritellyt ajat:

Kaikki henkilöt

• Jos käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme suojella ja valvoa oikeuksiamme, säilytämme henkilötietojasi, kunnes asianomainen oikeudellinen kysymys on ratkaistu lopullisesti.

Kävijät

• Säilytämme henkilötietojasi yhden (1) vuoden ajan turvallisuussyistä. Evästeiden säilytysajat on määritelty SC Software Oy:n evästekäytännössä. Säilytämme henkilötietojasi Urasivuston suorituskyvyn analysoimiseksi yhtä kauan kuin säilytämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin.

Hakijat

• Jos olet (vain) yhteyttä ottava hakija, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yhteydessä meihin.
• Jos olet muuntyyppinen hakija, säilytämme henkilötietojasi, jotta voimme päättää, oletko sopiva ehdokas avoinna oleviin työpaikkoihimme.
• Jos et pääse jatkoon alkuperäisessä rekrytointiprosessissa, säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen, jotta voimme harkita sinua tuleviin avoimiin työpaikkoihin ja mahdollisesti ottaa sinuun yhteyttä.
• Jos sinut palkataan, säilytämme henkilötietojasi työsuhteen keston ajan muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin, joista sinulle ilmoitetaan.

Suosittelijat

• Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin säilytämme sen hakijan henkilötietoja, jolle olet toiminut suosittelijana.

6 REKISTERIN SISÄLTÖ

Tässä rekisterissä käsitellään SC Software Oy:n henkilöstön rekrytointiin liittyviä tietoja. Tallennettavien tietojen määrä riippuu roolista, jossa Teamtailoria on käytetty.

Kaikki henkilöt

• Laitetiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme tietoja laitteestasi, kuten IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, käyttäytyminen istunnon aikana, liikenteen lähde, näytön resoluutio, valittu kieli, maantieteellinen sijainti, käyttöjärjestelmä ja laitteen asetukset/käyttö.
• Tekniset ja tilastolliset tiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme teknisiä ja tilastollisia tietoja sivuston käytöstäsi, kuten tietoja siitä, missä URL-osoitteissa vierailet ja mitä toimia teet sivustolla.
• Viestintätiedot - Keräämme ja tallennamme viestintäsi sisältämät tiedot, kun olet yhteydessä meihin. Tähän voivat sisältyä sähköpostiviestien sisältö, videotallenteet, viestit sosiaalisessa mediassa, tilillesi lisäämäsi tiedot, kyselyt jne.
• Yhteystiedot - Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja fyysinen osoitteesi.

Hakijat

• Hakuprosessiin liittyvät tiedot - Tiedot haastatteluista, arvioinneista ja muista rekrytointiprosessin vaiheista sisältäen esim. muistiinpanot haastatteluista, arvioinnit ja testit sekä palkkatoiveet.
• Hakemuksen tiedot - Esimerkiksi CV, työhakemus, työnäytteet, suositukset, suosittelukirjeet ja koulutustiedot.
• Hakijan julkisen profiilin tiedot - Tiedot, jotka keräämme työkokemuksestasi julkisista lähteistä, kuten esim. LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi sivustosta.
• Suosittelijoilta saadut tiedot - Tiedot, jotka saamme työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme, jotka suosittelevat sinua meille, tai henkilöiltä, jotka olet ilmoittanut suosittelijoiksesi.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Säännönmukaiset tietolähteet Teamtailorissa ovat:

Kaikki henkilöt

• Urasivustolta: Kun vierailet Urasivustollamme, keräämme teknistä ja tilastollista tietoa Urasivuston käytöstäsi ja laitteeltasi.
• Sinulta: Saamme suuren osan käsittelemistämme tiedoistasi sinulta, esimerkiksi kun haet työpaikkaa meiltä tai otat meihin yhteyttä. Voit aina olla antamatta meille tietojasi. Ilman henkilötietojasi emme kuitenkaan pysty käsittelemään hakemustasi tai antamaan sinulle pyytämiäsi tietoja.

Suosittelijat

• Henkilöltä, joka on ilmoittanut sinut suosittelijaksi: Jos hakija on ilmoittanut sinut suosittelijaksi, keräämme yhteystietosi hakijalta, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.

Hakijat

• Julkisista lähteistä: Voimme kerätä henkilötietojasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi verkkosivustosta.
• Suosittelijoiltamme: Voimme kerätä henkilötietojasi työntekijöiltämme tai kumppaneiltamme (kuten rekrytointipalveluntarjoajilta), jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin työpaikkoihimme.
• Suosittelijoiltasi: Jos ilmoitat meille suosittelijoita, voimme kerätä henkilötietojasi heiltä.
• Tiedot, jotka luomme itse tai yhdessä sinun kanssasi: Hakemustasi ja profiiliasi koskevat tiedot luomme yleensä itse tai yhdessä kanssasi rekrytointiprosessin aikana. Tämä voi sisältää esimerkiksi haastatteluja koskevat muistiinpanot, arvioinnit ja testit.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille ilman rekisteröidyn hyväksyntää. Rekisteröityyn liittyvät tiedot voidaan luovuttaa viranomaiselle, mikäli tähän on olemassa lakisääteinen peruste.

9 TIETOJEN SIIRTO EU:N JA ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

10 AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Henkilörekisterin tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

11 REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

11.1 Tekniset suojausmenetelmät

A. Manuaalinen aineisto

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteri ei sisällä manuaalisessa muodossa olevaa tietoa. Jos manuaalisia tietoaineistoja kuitenkin tilapäisesti esiintyy, niitä säilytetään lukitussa kaapissa kunnes tiedot joko tallennetaan ATK:lla käsiteltäväksi aineistoksi tai tuhotaan.

B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan sekä tietoliikenteen suojaukseen.

11.2 Hallinnollis- organisatoriset suojausmenetelmät

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Rekisteriä voi käyttää vain SC Software Oy:n erikseen valtuuttamat henkilöt. Kaikkia käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus.

12 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

12.1 Rekisteröidylle annetut tiedot

SC Software Oy informoi rekisteröityä tästä henkilörekisteristä ja siihen tallennettavista sekä rekisterissä käsiteltävistä henkilötiedoista 1) työnhakutilanteessa sekä myös 2) työsuhteen alkaessa, mikäli rekisteröity henkilö valitaan haettuun tehtävään.

12.2 Tietojen tarkistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat henkilötiedot. SC Software Oy ilmoittaa käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei sekä toimittaa jäljennöksen rekisteröidylle käsiteltävistä henkilötiedoista.

12.3 Tietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennetyiksi sekä virheelliset tiedot korjatuiksi.

12.4 Tietojen poistaminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista rekisteristä. Tiedot poistetaan, jos käsittelylle ja tietojen tallentamiselle ei enää ole olemassa laillista perustetta.

12.5 Käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä. SC Software Oy tutkii tapauskohtaisesti onko käsittelyn vastustamiselle tai rajoittamiselle olemassa lainmukainen peruste ja tekee tarvittavat toimenpiteet tämän perusteella.

12.6 Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus. Jos teet niin, keskeytämme tietojesi käsittelyn niihin tarkoituksiin, joiden osalta olet peruuttanut suostumuksesi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

12.7 Tietosuojaan liittyvät toimenpidepyynnöt

Jos haluat käyttää edellä lueteltuja oikeuksiasi, sinulla on useita vaihtoehtoa tehdä tämä:

1. Mene osoitteeseen https://jobs.sc.software/data-privacy, joka on Urasivustollamme. Siellä on joukko toimintoja, joiden kautta voit käyttää oikeuksiasi,
2. Kirjaudu tilillesi palvelussamme, jolloin voit käyttää oikeuksiasi asetusten avulla,
3. Lähetä toimenpidepyyntö sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@scsoftware.fi TAI
4. Toimita toimenpidepyyntö paperimuodossa kirjallisesti osoitteeseen: SC Software Oy, Tietosuoja-asiat, Kauppakatu 35, 40100 JYVÄSKYLÄ.

SC Software Oy varmistaa rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen toimenpidepyyntöjen toteuttamista.

13 TIETOJA HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJISTA

SC Software Oy rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja itse, mutta käyttää myös apunaan ulkopuolisia palveluntuottajia. SC Software Oy pyrkii käyttämään parhaita ja luotettavia yhteistyökumppaneita ja vastaa valitsemiensa palveluntuottajien toiminnasta henkilötietoja käsiteltäessä.

14 TIETOJEN KÄYTTÖ MUIHIN TARKOITUKSIIN

SC Software Oy ei käytä henkilötietoja muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuihin tarkoituksiin. Mikäli myöhemmin ilmenee uusia käyttötarpeita, rekisteröityä informoidaan asiasta sekä tiedon käsittelyperusteesta. Tarvittaessa SC Software Oy pyytää rekisteröidyltä kirjallisen suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn uusia käyttötarkoituksia varten.

15 REKISTERÖIDYN VALITUSOIKEUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Suomessa kyseinen viranomainen on tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa osoitteesta https://tietosuoja.fi/etusivu